【メルマガコラム】重要なレポートを提出する時に

仕事でデータ解析に関連したレポートを提出するとき、それが特に重要なレポートの場合、どんな工夫が必要でしょうか？

さる有名なオンラインショップの社内会議では、パワーポイントは使用禁止だそうです。これには2つの理由があるように思います。
パワーポイントは、重要な点を印象付けるのに適している反面、論理が少しばかり破綻してても形になってしまいます。要はごまかしが効きやすい、ということですね。
もう一つは、受け取る側が受け身になる点があげられます。批判的に読むことができず、議論のたたき台には適していないのかもしれません。

数値の食い違いやトラブルの報告には文書形式を使うことが多いでしょう。1−2枚で必要な要素が簡潔に書いてあることが大事だと思いますが、僕はこのタイプが嫌いではありません。
日本語の選び方、並べ方で相手の印象がまったく違ってしまいますから、ビジネスライクな文章なのに、言葉選びにやたらと力が入って、出来上がった文書が、愛おしく感じたりします。屈折した愛情ですね。

自分の作ったレポートが代理店や社内の営業や上司経由で間接的にお客様に渡る場合も多いでしょう。自分が直接説明できないので、もどかしいことこの上ないシチュエーションです。
このケースでは、重要なポイントがちゃんと響くように、パワーポイントを使うようにしています。
ツールの画面を貼り付けるのではなく、強調すべき数値を大きなフォントで伝えます。スライドから余計な要素をできるだけ排除します。数字はひとり歩きしますが、その力をとことん利用します。

最後のケースでは、報告書の作成前と提出後に、直接お客様とミーティングや電話を持つことが必須だ、と僕自身は感じています。
事前の打ち合わせがないと「的をはずす」確率が高くなります。
そしてレポートへの直接のフィードバックがないと、自分が注いだ愛情が行き場を失います。逆に直接のフィードバックをもらうことで、次の自分の成長につながります。この差は積み重ねると、実はとても大きいと考えています。

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